Privacyverklaring Empowr Holding B.V
Empowr. Holding B.V. (Empowr ) verzamelt en verwerkt via haar website, waaronder via het Empowr platform, diverse persoonsgegevens van jou. Empowr kwalificeert hierbij als verwerkingsverantwoordelijke .
Jouw privacy is belangrijk voor ons. Door middel van deze privacyverklaring informeren wij jou hoe wij met jouw persoonsgegevens en dus jouw privacy omgaan.
Bij de verwerking van je persoonsgegevens houden wij ons aan de eisen die de wet- en regelgeving zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Telecommunicatiewet daaraan stellen. Dat betekent onder andere dat wij:
- - Duidelijk vermelden welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doeleinden en op basis van welke grondslag(en). Dat doen wij via deze privacyverklaring;
- - De verzameling van jouw persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij verzameld zijn of worden;
- - Passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken.
- - Jouw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor het specifieke doel waarvoor we jouw persoonsgegevens hebben verkregen, tenzij daartoe een wettelijke verplichting bestaat;
- - Jou informeren over jouw rechten om jouw persoonsgegevens op aanvraag in te zien, te rectificeren, te verwijderen, de verwerking te beperken en/of jouw persoonsgegevens over te dragen (portabiliteit) en om bezwaar te maken tegen de verwerking.
-
VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
Empowr is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens wanneer jij gebruik maakt van onze diensten. Hieronder valt onder andere het afnemen van ons aanbod van Experts op het gebied van mentale zorg en welzijn via ons platform en het gebruik van deze website.
Empowr. Holding B.V. Amsteldijk 713
1074 JH Amsterdam
KvK-nummer: 85051829
WIJZIGINGEN?
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld omdat wij onze dienstverlening uitbreiden. De meest recente versie van onze privacyverklaring staat op Empowr.nl onder het kopje ‘Privacyverklaring’. Wij zullen jouw persoonsgegevens verwerken in lijn met de privacyverklaring die ten tijde van het verzamelen van jouw persoonsgegevens gold.
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 22 januari 2024.
WAT IS EEN PERSOONSGEGEVEN?
Een persoonsgegeven is elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel in combinatie met andere gegevens naar deze persoon te herleiden is.
WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ EN VOOR WELKE DOELEINDEN?
Hieronder wordt een overzicht gegeven van de persoonsgegevens die door ons worden verwerkt, voor welke doelen die persoonsgegevens worden verwerkt en op welke grondslag. Voor zover mogelijk zullen we hierbij ook vermelden hoe lang we deze persoonsgegevens zullen verwerken. Daarbij geldt dat we de persoonsgegevens in beginsel zullen bewaren totdat deze niet meer noodzakelijk zijn voor het doeleinde waarvoor zij zijn verzameld, tenzij op Empowr een wettelijke verplichting rust om de gegevens langer te bewaren.
De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van jouw (al dan niet uitdrukkelijke) toestemming, ter uitvoering van een overeenkomst met jou, op basis van een wettelijke verplichting daartoe, of op grond van een gerechtvaardigd belang daartoe van Empowr of een derde. Gerechtvaardigde belangen zijn onder andere: beveiliging, IT-beheer, onderzoek en analyse naar eigen producten of diensten, het informeren over soortgelijke producten of diensten, bedrijfshuishouding, juridische zaken en intern beheer.
Hieronder zullen we je informeren welke persoonsgegevens wij verwerken bij gebruik van onze website en bij gebruik van het Empowr platform voor het afnemen van ons aanbod op het gebied van mentale zorg.
GEBRUIK VAN DE WEBSITE
- Demo of meeting plannen
- Via onze website kun je een demo van ons platform of een meeting met één van onze medewerkers inplannen. Wij maken daarvoor gebruik van de online dienst Calendly. Om een afspraak in te plannen, dien je jouw naam, e-mailadres en telefoonnummer door te geven. Van jouw afspraak ontvang je per e-mail een bevestiging. De gegevens die worden verzameld in het kader van de demo, worden uiterlijk 1 jaar na de demo verwijderd indien je geen gebruik gaat maken van ons platform
- Proefperiode platform
- Via onze website kun je een gratis proefperiode aanvragen om alvast ons volledige aanbod aan partners en diensten te bekijken, je in te schrijven voor masterclasses of support. Om van deze proefperiode gebruik te maken, vragen wij je voor- en achternaam, in welke hoedanigheid je het platform wenst te gebruiken (als medewerker, werkgever, aanbieder, student, of anders), en jouw e-mailadres. Na het doorgeven van deze gegevens ontvang je per e-mail jouw inloggegevens voor jouw demo-account. Jouw demo-account zal na het verstrijken van de proefperiode van 14 dagen ontoegankelijk worden gemaakt en uiterlijk binnen 30 dagen worden verwijderd, tenzij jouw account wordt omgezet in een betaald account.
- Contact
- Onze website biedt een webformulier waarmee je rechtstreeks contact met ons kunt opnemen. Om jouw vraag te kunnen beantwoorden of opmerking in behandeling te kunnen nemen, vragen we je jouw voor- en achternaam, in welke hoedanigheid jij ons platform wenst te gebruiken, jouw (zakelijke) e-mailadres en jouw uiteindelijke verzoek of vraag door te geven via ons contactformulier. Wij zullen vervolgens per e-mail reageren. Je kunt ook zelf contact met ons opnemen (bijvoorbeeld per telefoon of per e-mail). De door jou verstrekte gegevens verwerken we in het kader van (de mogelijke sluiting van) een overeenkomst met jou of op basis van jouw toestemming en zullen we uiterlijk binnen 30 dagen verwijderen nadat jouw contactverzoek is opgelost of afgerond.
- Cookies
Bij het surfen op onze website worden diverse cookies geplaatst. Een cookie is een klein bestand dat verstuurd wordt door een internetserver en dat wordt opgeslagen op je computer. Zo plaatsen wij noodzakelijke, technische cookies die het gebruik van onze website mogelijk maken. Ook maken wij gebruik van analytische cookies die technische informatie over je apparaat (smartphone/laptop/tablet) opslaan en het bezoek op onze website meten. De informatie over het gebruik van onze website(s) gebruiken wij om onze online dienstverlening te verbeteren, waarvoor wij een gerechtvaardigd belang hebben. Voor het gebruik van deze noodzakelijke cookies en de analytische cookies die slechts een geringe impact op privacy hebben, hoeven wij geen voorafgaande toestemming te vragen. Via de cookiebanner kunt u op ieder moment bezwaar maken tegen het plaatsen van deze analytische en statistische cookies door deze cookies uit te schakelen.
Met uw toestemming maken wij daarnaast gebruik van cookies waarmee we persoonlijke instellingen kunnen beheren, en van zogenoemde marketing- en advertentiecookies. Meer informatie over de op onze website gebruikte cookies vind je in onze cookieverklaring.
GEBRUIK VAN HET EMPOWR PLATFORM
- Jouw aanmelding en account bij Empowr
- Wanneer jouw werkgever een overeenkomst sluit met Empowr vragen wij voor het aanmaken van een Empowr account jouw werkgever bepaalde persoonsgegevens aan ons te verstrekken om een persoonlijk account voor jou aan te maken. Zo vragen wij jouw naam en e-mailadres om het account op naam te kunnen aanmaken en toegang tot het platform te bieden via een persoonlijke account met een unieke login, jouw voorkeurstaal om het platform makkelijk toegankelijk te maken, of sprake is van een eventueel individueel (ontwikkel)budget, en of jij al dan niet een leidinggevende positie hebt, in welk geval jij wordt gemachtigd om teamproducten te boeken. Deze gegevens verkrijgen wij rechtstreeks van jouw werkgever als jij ervoor kiest gebruik te willen maken van ons platform. Zonder account is het niet mogelijk om gebruik te maken van ons platform.
- Na het aanmaken van een account zullen wij je op het doorgegeven e-mailadres berichten (bijvoorbeeld persoonlijke communicatie of een nieuwsbrief) versturen om jou te informeren over producten of diensten die binnen het afgesproken budget vallen. Zie hierover ook paragraaf d.
- Je kunt jouw account verder personaliseren door jouw geboortedatum, adres, woonplaats, taalinstellingen en telefoonnummer in dit account vast te leggen. Je bent daartoe niet verplicht en kunt deze gegevens dus te allen tijde weer verwijderen. Om bepaalde fysieke producten van ons te kunnen ontvangen, kun je ook jouw adresgegevens opslaan.
- Mentale Check-in (alleen geldig voor gebruikers van vóór 31-12-2023)
- Op het platform hebben gebruikers de mogelijkheid om een indicatieve mentale gezondheid/welzijnsscore op te stellen middels een vragenlijst. Het invullen van deze vragenlijst is niet verplicht. De uiteindelijke score wordt uitsluitend gebruikt om op een persoonlijk niveau verbetering te kunnen aanduiden. Deze score wordt zorgvuldig en steeds voor de duur van 1 jaar na het invullen van de vragenlijst opgeslagen en wordt anoniem geaggregeerd om statistieken op bedrijfsniveau op te stellen. Je kunt te allen tijde om verwijdering van jouw persoonlijke score verzoeken.
- Boekingen, masterclasses en afspraken
- Wanneer je via onze website een boeking plaatst voor een product of dienst vragen wij je waar nodig om een aantal persoonsgegevens in te vullen, zoals jouw adresgegevens (voor het versturen van fysieke boeken naar jouw adres of het inplannen van een retraite) of jouw dieetwensen. Voor zover jouw aanvraag voor een boeking goedgekeurd dient te worden door jouw werkgever, sturen wij enkel jouw naam en het feit dat je een boeking in een bepaald thema aanvraagt aan jouw werkgever door. Deze gegevens zullen vervolgens worden doorgestuurd aan de betreffende zorgaanbieder, die jou vervolgens zal benaderen om een afspraak in te plannen.
- Wij verwerken deze persoonsgegevens om de overeenkomst uit te kunnen voeren, namelijk om je boeking te verwerken of de dienst te verrichten en jou in contact te brengen met de zorgaanbieder; je over het verloop van de boeking te informeren en na afloop om feedback te vragen in de vorm van een review. Het feit dat je een boeking hebt aangevraagd, zegt in beginsel niets over jouw gezondheidstoestand.
- Indien je je aanmeldt voor een van de masterclasses of webinars van onze aanbieders, sturen wij je per e- mail een link naar de online masterclass.
- Voor het inplannen van een consult met een van onze coaches, kun je via de online dienst Calendy direct een afspraak in de agenda van de coach inplannen. Ter voorbereiding en het inplannen van het consult ontvangt de coach jouw naam, e-mailadres en bedrijfsnaam. Wij slaan geen gegevens op over (de inhoud van) deze consults.
- Je ontvangt per e-mail een bevestiging van jouw aanmelding(en).
- Wij houden daarnaast bij dat je via jouw account een aanvraag voor een boeking hebt gedaan en of deze boeking vervolgens is gerealiseerd. Wij slaan niet op welke vorm van zorg via jouw account is geboekt of is afgenomen. Enkel indien aan jouw account een individueel ontwikkelbudget is toegekend, zullen we aan jouw werkgever doorgeven dat via jouw account een boeking is gerealiseerd, maar wordt in dat kader geen informatie over de betreffende boeking of zorgaanbieder) gedeeld.
- (Persoonlijke) communicatie
- Na het aanmaken van een account zullen wij je periodiek mailings versturen met mogelijk interessante producten, diensten of andere informatie. Je kunt je te allen tijde uitschrijven voor deze mailings door gebruik te maken van de afmeldlink die onderaan elk bericht staat.We zullen je ook per e-mail informeren over jouw account, de status van jouw aanmelding(en), en jouw eventuele resterende budget.
-
HOE LANG BEWAREN WE JOUW GEGEVENS?
We zullen persoonsgegevens zo lang bewaren als dat nodig of toegestaan is binnen het kader van de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden en in overeenstemming met het toepasselijk recht. Tot de criteria die worden gebruikt om onze opslagtermijn te bepalen behoren:
- De duur van de tijd waarin wij een lopende relatie met jou hebben en de diensten aan jou leveren (bijvoorbeeld, zolang als jij een account bij ons hebt of gebruik blijft maken van onze diensten);
- Of er een wettelijke verplichting bestaat waaraan wij moeten voldoen (bepaalde wetten vereisen bijvoorbeeld dat wij onze transacties gedurende een bepaalde tijd bewaren voordat wij deze kunnen verwijderen);
- Bewaren wenselijk is gezien onze juridische positie (zoals ten aanzien van verjaringstermijnen, geschillen of onderzoeken door verordenende instanties).
-
- MET WIE DELEN WIJ JOUW GEGEVENS?
- Empowr deelt jouw persoonsgegevens in sommige gevallen met derden. Zo kunnen wij jouw gegevens verstrekken aan een andere partij in onder andere de volgende gevallen:
- Als jij daartoe jouw toestemming hebt gegeven;
- Als wij wettelijk verplicht of bevoegd zijn om persoonsgegevens aan derden te verstrekken;
- Als dat noodzakelijk is ter uitvoering van de overeenkomst met jou (of ter voorbereiding daarop), zoals in het geval dat wij jouw contactgegevens verstrekken aan de door jou uitgekozen zorgaanbieder om de boeking te kunnen realiseren, om digitaal afspraken in te kunnen plannen met coaches of zorgaanbieders, of voor zover wij – in het geval van een individueel ontwikkelbudget – aan jouw werkgever zullen doorgeven dat een bepaald budget is opgemaakt;
- Vanwege gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, zoals het voeren van een centrale administratie of klantenservice, het versturen van nieuwsbrieven, en het analyseren van onze dienstverlening aan jou, of in het kader van de juridisch of fiscaal advies (denk aan accountants en (juridisch) adviseurs), of voor bedrijfsorganisatorische doeleinden (zoals de verkoop van bedrijfsactiviteiten of aandelen of een reorganisatie);
In sommige gevallen is Empowr verplicht bepaalde persoonsgegevens te verwerken en te verstrekken aan derden, zoals aan de politie in verband met een strafrechtelijk onderzoek of aan een toezichthouder.
BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS
Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wanneer wij jouw persoonsgegevens overdragen of ontvangen op onze website gebruiken wij altijd de coderingstechnologieën die erkend worden als gangbare standaarden binnen de IT-sector. Deze beveiligingsmaatregelen worden periodiek herzien op basis van dreigingen.
MINDERJARIGEN
Als je 16 jaar of jonger bent, dan mag je uitsluitend onder toezicht en met toestemming van je ouders of wettelijke vertegenwoordigers gebruikmaken van onze website en/of diensten. We zullen dan ook in geen geval opzettelijk persoonsgegevens verwerken van personen die jonger zijn dan 16 jaar.
Indien jou als ouder of wettelijk vertegenwoordiger ter kennis komt dat wij de persoonsgegevens van je minderjarige kind onbewust toch hebben verwerkt, dan kan een verzoek tot verwijdering van die persoonsgegevens worden gedaan door een email met de omschrijving van je verzoek te sturen aan info@empowr.nl (zie artikel 9). In zo 'n geval zullen wij zo spoedig mogelijk overgaan tot de verwijdering van de persoonsgegevens van de betreffende minderjarige.
WAT ZIJN JOUW RECHTEN?
Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en aan wie wij jouw persoonsgegevens hebben verstrekt. Als je toestemming hebt gegeven voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, heb je ook het recht om deze weer in te trekken. De intrekking van jouw toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerkingen vóór intrekking van daarvan (of de verwerkingen die plaatsvinden op basis van een andere grondslag) onverlet.
Indien jij de door ons verwerkte persoonsgegevens wilt inzien, corrigeren, bijwerken, beperken of verwijderen, bezwaar wilt maken tegen de verwerking van persoonsgegevens of tegen direct marketing, of als je een elektronische kopie van jouw persoonsgegevens wilt ontvangen om die aan een ander bedrijf door te geven (voor zover dit recht op gegevensoverdracht door de toepasselijke wetgeving aan jou wordt verstrekt) kun je contact met Empowr via info@empowr.nl. Je kunt jouw contactgegevens bovendien wijzigen via jouw eigen account. Je kunt jouw rechten slechts uitoefenen voor zover de wet je deze rechten toekent.
Wij verzoeken je in je aanvraag zo duidelijk mogelijk te beschrijven op welke persoonsgegevens je verzoek betrekking heeft. We zullen zo snel als redelijkerwijs uitvoerbaar, maar in elk geval binnen één maand na ontvangst daarvan op jouw verzoek reageren. Bij een groot aantal verzoeken of vanwege de complexiteit daarvan kunnen we deze termijn mogelijk met twee maanden verlengen. Ook daarover zullen we je informeren.
Tot slot heb je te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, zoals de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens.
Om jouw identiteit in het kader van een dergelijk verzoek te kunnen vaststellen (en dus jouw persoonsgegevens te kunnen beveiligen), kunnen we je in sommige gevallen vragen om jouw identiteit (bijvoorbeeld via een verificatiemail) aan ons te bevestigen.
CONTACT
Empowr. Holding B.V. Amsteldijk 713, 1074 JH Amsterdam
Bank NL28ABNA0100851150
Company Number 85051829
VAT NL863488857B01