10 concerete tips om je communicatie te verbeteren

Goede interne communicatie binnen organisaties is tegenwoordig onmisbaar. Maar wat is interne communicatie eigenlijk? Hoe maak je hiermee het onderscheid? En hoe zorg je ervoor dat dit zo soepel mogelijk verloopt? In dit artikel komen er een tiental concrete tips aan bod die jij kunt gebruiken om de interne communicatie binnen jouw organisatie te verbeteren.

‍

Wat is interne communicatie?

Interne communicatie omvat alle vormen van communicatie binnen een organisatie. In tegenstelling tot externe communicatie waarbij er met mensen buiten de organisatie gecommuniceerd wordt, draait het bij interne communicatie echt om interne doelgroepen waarmee de organisatie communiceert. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om communicatie tussen medewerkers of vanuit het management naar leidinggevende toe.

‍

Interne communicatie strategie

Binnen een organisatie kan globaal gezien er op 3 manieren worden gecommuniceerd:

• Top-down interne communicatie – van management naar medewerker. Kenmerken van deze manier van communiceren zijn: organisatie doelstellingen zijn vroegtijdig bepaald, inflexibiliteit (medewerkers hebben taken uit te voeren binnen het regime van het management), gebrek aan motivatie bij werknemers.
• Bottom-up interne communicatie – van medewerkers naar management. Deze stijl van communicatie kenmerkt zich door: hoge motivatie onder de medewerkers, gebrek aan lange termijn visie, medewerkers voelen zich gewaardeerd.
• Laterale interne communicatie – communicatie binnen hetzelfde hiërarchische niveau van een organisatie (horizontale communicatie). De communicatie die op dit niveau plaats vindt is in tegenstelling tot de twee bovenstaande communicatiestromen vaak minder van instructieve aard.

Verschillende organisaties vragen ook om verschillende manieren van communiceren. Er is dus ook geen right or wrong wat dat betreft. Belangrijk is om een manier van communiceren te kiezen die voor jouw organisatie het beste werkt, de medewerkers het gelukkigst van worden en de beste resultaten mee worden geboekt.

‍

Waarom is goede interne communicatie belangrijk voor een goede bedrijfsvoering?

Effectieve interne communicatie is één van de belangrijkste factoren voor een goed functionerend bedrijf. Goede interne communicatie zorgt ervoor dat er geen misverstanden ontstaan tussen managers en medewerkers. Voor organisaties met een groot verschil in bedrijfshiërarchie of medewerkers op veel verschillende locaties is een gezamenlijke, doelgerichte communicatie aanpak nodig. Voor maximale efficiency dienen de werkzaamheden namelijk optimaal op elkaar afgestemd te worden.

Soepele interne communicatie gaat hand in hand met tevreden werknemers op de werkvloer. Tevreden werknemers zijn niet alleen productiever, maar zullen ook minder snel de organisatie verlaten. ‘Jobhoppen’ begint de afgelopen jaren steeds meer een trend te worden. Medewerkers zijn minder geneigd om langdurig dezelfde baan te hebben en gaan dus eerder op zoek naar een nieuwe uitdaging in een nieuwe omgeving.

Dit levert de nodige nadelen op voor de werkgever. Naast het feit dat nieuwe medewerkers in de begin periode niet maximaal productief. Vandaar dat bedrijven goede medewerkers graag binnenboord houden. Goede interne communicatie draagt bij aan het gevoel van waardering en erkenning. Dit is een aspect waar elke medewerker naar op zoek is in zijn baan volgens A. Maslow. De Theorie van A. Maslow is een ordening van de behoefte van de mens gerangschikt op een hiërarchische manier.

‍

Interne communicatie verbeteren aan de hand van 10 tips

Hoe kun je als organisatie ervoor zorgen dat informatie bij de juiste interne doelgroepen terecht komt op een manier die hen ook aanspreekt? Hoe zorg je voor betrokken medewerkers? En welke interne communicatiemiddelen kunnen hier een rol spelen? Graag delen we 10 tips om de interne communicatie te verbeteren.

‍

1. Vertel waarom je iets gaat doen

Transparante communicatie naar je medewerkers draagt bij aan de productiviteit van je medewerkers. Als je medewerkers op de hoogte zijn waarom bepaalde activiteiten uitgevoerd moeten worden zullen zij zich ook meer gaan inzetten om dit te realiseren. Een heldere visie motiveert de werknemers. Wanneer de werkgever duidelijk zijn identiteit en visie profileert zullen werknemers hem/haar meer gaan zien als een rolmodel. Interne communicatie zorgt ervoor dat werknemers de visie en missie kennen en deze ook uitdragen in het contact met de klant.

‍

2. Weet waar verantwoordelijkheden liggen

Binnen een organisatie is het van belang om de verantwoordelijkheden duidelijk verdeeld te hebben. Dit ontzorgt de werkgever omdat deze bepaalde verantwoordelijkheden heeft gedelegeerd. Daarnaast draagt het bij aan de zelfstandigheid en het gevoel van waardering van de werknemers. Zij worden toevertrouwd met een werkzaamheden waar zij zorg voor dragen. Kies hiervoor de juiste mensen uit en stem de verantwoordelijkheden goed af. Met een juiste verdeling voorkom je ruis op de lijn, hetgeen bijdraagt aan goede interne communicatie.

‍

3. Geef iemand de verantwoordelijkheid over het interne communicatie proces

Benoem binnen je organisatie duidelijk een persoon of een bepaalde afdeling die verantwoordelijk is voor het interne communicatie proces. Het beste kun je hier een enthousiast, gemotiveerd persoon voor aanwijzen die ook in staat is andere aan te sporen. Iemand die hier affiniteit mee heeft zou een community manager kunnen zijn.

‍

4. Geef en vraag feedback

In organisaties waarbinnen een strakke hiërarchische structuur heerst verloopt de communicatie voornamelijk top-down. Het management moet echter niet de enige afdeling zijn die intern communiceert. Meestal zitten de medewerkers vol met creatieve ideeën en kennis van de specifieke processen binnen de organisatie. Het is zonde om deze kennis onbenut te laten. Naast het feit dat er vaak de nodige goede ideeën tussen zitten draagt het horen van hun feedback ook bij aan het gevoel van waardering vanuit de organisatie.

‍

5. Maak interne communicatie onderdeel van je organisatiestrategie

Wanneer de basis facetten van jullie interne communicatie beleid verankerd liggen in de organisatie strategie worden medewerkers vanaf dag 1 gestuurd richting de communicatie normen van jullie organisatie. Deze interne communicatie etiketten zullen sneller worden opgepikt door nieuwe medewerkers en zullen voor de rest van hun dienstverband worden nagestreefd.

‍

6. Vergeet niet je successen te vieren

Successen binnen de organisatie zijn een mooie kans om de waardering naar je medewerkers uit te spreken. Maak je medewerkers onderdeel van het succes van je organisatie.

Daarnaast creëer je, door hier een momentje van te maken, gevoel van betrokkenheid bij je werknemers. Door transparante interne communicatie zijn zij op de hoogte van de successen. Dit houdt medewerkers gemotiveerd om er samen met jou er het maximale uit te halen.

‍

7. Voorkom een overschot aan informatie

Door de technologische ontwikkelingen van de afgelopen decennia is het een stuk gemakkelijker om een boodschap snel binnen een organisatie te verspreiden. Hier zitten natuurlijk veel voordelen aan, echter schuilt er ook een gevaar in. Door deze laagdrempeligheid voor het verspreiden van berichten is het belangrijk dat er in ogenschouw wordt genomen dat medewerkers niet worden overladen met informatie.

‍

Afbeeldingen, infografics, nieuwsartikelen, pols, video’s en nieuwsbrieven zijn allemaal goede manieren om informatie te delen. Ook kun je denken aan een intranet App. Overspoel je medewerkers echter niet met informatie, dit werkt averechts. Zoek de juiste balans en structuur, zo komt jouw boodschap het beste over.

‍

8. Breng de juiste mensen met elkaar in contact

Organisaties bestaan vaak uit verschillende afdelingen en teams. De werkzaamheden zijn vaak verschillend van aard. Breng deze afdelingen met elkaar in contact. Op deze manier creëer je meer cohesie binnen je organisatie en voorkom je dat elke afdeling een apart eiland wordt. Een sparrings-of-brainstormsessie kan zomaar leiden tot nieuwe inzichten of ideeën.

‍

9. Communicatie is Key

Het structureel blijven communiceren met de medewerkers is van essentieel belang voor goede interne communicatie. Op deze manier voorkom je miscommunicatie binnen de organisatie. Voer wekelijkse communicatie momenten. Zo blijven medewerkers op een transparante manier betrokken bij de organisatie. Daarnaast is het van belang dat de medewerkers zelf de kans krijgen om input te leveren binnen de organisatie. Geef ze de kans om over bepaalde zaken, die direct/indirect in verband staan met hun functie, mee te denken. Wie weet komen hier wel hele creatieve oplossingen uit voort.

‍

10. Ga opzoek naar hulpmiddelen en tools om je interne communicatie te verbeteren

Een digitale werkplek, een sociaal intranet of een communicatie app zijn allemaal handvatten die je als organisatie kunt aanpakken om de interne communicatie te verbeteren. Deze interne communicatiemiddelen kunnen interne communicatie tot een smooth, gemakkelijk proces maken waarbij medewerkers in binnen- en buitendienst direct met elkaar in contact staan.

Mocht je als organisatie over willen gaan tot een  communicatie platform houdt dan altijd rekening met de functionaliteiten en gebruikersvriendelijkheid ervan. Medewerkers moeten wel instaat zijn de nieuwe interne communicatie tool te gaan gebruiken zonder eerst een vuistdikke handleiding te moeten doorlezen.

Begin met een analyse van wat je hebt en ga na op welke manier software kan bijdragen aan verbetering hiervan. Het digitaliseren van een aantal papier-intensieve processen kan bijdrage aan minder administratieve rompslomp. Maar ook processen als het aanvragen van verlof, het regelen van bedrijfskleding of aanvragen van een gesprek kunnen allemaal via een digitaal communicatie platform worden geregeld.

‍

‍