Beter communiceren op de werkvloer? Twijfeltaal vermijden met 5 rechtdoorzee-gesprekstips
Het vermogen om een boodschap krachtig over te brengen, je ideeën helder te verwoorden en doortastende suggesties te doen, zijn belangrijke vaardigheden om uit te blinken op de werkvloer. Het is dus van groot belang om twijfelachtige taal uit je vocabulaire te bannen om respect binnen je team te verdienen. Hier zijn vijf dingen die je nooit meer zou moeten zeggen:
Om binnen je team gerespecteerd te worden, dien je je ideeën en voorstellen krachtig te presenteren. Maar, in de loop der jaren heb je misschien een spreekstijl ontwikkeld die niet alleen je boodschap verzwakt, maar ook jou als persoon. In plaats van duidelijk en direct te spreken, verberg je je boodschap achter vage uitdrukkingen, wat leidt tot het gebruik van twijfeltaal.
Twijfeltaal is een vorm van communicatie waarbij je jezelf onzeker presenteert door woorden als ‘misschien’, ‘eigenlijk’ of ‘in principe’ te gebruiken. Dit heeft als nadelig effect dat je inzichten en ideeën niet goed overkomen. Bovendien loop je het risico dat je als medewerker niet de aandacht krijgt die je verdient, simpelweg omdat je niet weet hoe je je boodschap krachtig moet formuleren.
Door echter bewust je communicatiestijl aan te passen en kleine, subtiele veranderingen aan te brengen, kun je dit veranderen. Niet alleen wordt je boodschap hierdoor krachtiger, maar je komt ook sterker over als teamlid, collega of medewerker.
Waar wacht je nog op? Geef je communicatieve vaardigheden een boost en leer effectiever te communiceren op de werkvloer. Door te zweren dat je de volgende 5 zinnen nooit meer gebruikt:
1. “Ik weet het ook niet zeker maar…”
“Ja, het kan zijn dat ik iets zeg dat niet klopt, maar wat nou als we….”
“Ik ben ook geen expert eh, maar als ik de cijfers zie dan is 35% van onze…”
Deze zinnen wijzen op een poging om ideeën voor te stellen zonder arrogant of betweterig over te komen. Deze aanpak is echter problematisch, om twee redenen. Allereerst ondermijn je onbewust de geloofwaardigheid van je standpunt, ongeacht hoe sterk het is. Ten tweede plaats je jezelf onnodig op een lager niveau, uit angst om als betweter te worden gezien.
Stop hiermee.
Als je ergens van overtuigd bent, breng dat dan krachtig naar voren, zonder jezelf omlaag te halen. Mocht je achteraf toch een fout ontdekken, so be it. Het is menselijk om fouten te maken; echter, van tevoren aangeven dat je het misschien bij het verkeerde eind hebt, is als het graven van je eigen graf.
Hoe je jezelf voortaan uitdrukt:
Tip: doe het rustig aan
Je kunt deze communicatiestijl eenvoudig vermijden door het rustiger aan te doen. Adem rustig in en uit voordat je spreekt. Op deze manier geef je jezelf de ruimte om je gedachten te structureren. Dit resulteert niet alleen in doordachte antwoorden, maar je komt ook zelfverzekerder over.
In… – uit… — “Het lijkt mij interessant om bij het volgende project…
”In… – uit… — “Op basis van de cijfers kan ik concluderen dat onze…”
2. “Ik wil alleen even…”
“Hé Tom, ik wil heel even controleren of je mijn memo hebt ontvangen…”
“Uhm, ik wil alleen maar doorgeven dat de klant van vier uur is verzet naar…”
Het gebruik van deze uitdrukkingen wijst op een poging om afwijzing te vermijden en kostbare tijd niet onnodig op te eisen. Hoewel deze intenties begrijpelijk zijn, dien je ook deze vorm van communicatie achterwege te laten, omdat het de kracht van je boodschap ondermijnt. Niet alleen kom je defensief over, het lijkt ook alsof je je voor iets verontschuldigt.
Jij denkt misschien dat je gewoon even iemand aanspreekt, maar Tom hoort mogelijk “sorry dat ik je lastigval, maar…”. Dit is niet de sfeer die je wilt creëren, aangezien het haaks staat op krachtige communicatie.
Wat je voortaan zou moeten doen:
Tip: bekijk kritisch je geschreven communicatie
Scan je berichten, appjes en e-mails op zinnen als ‘even snel’, ‘alleen even’, of “eigenlijk wilde ik”. Word je bewust van hoe vaak en in welke situaties je deze uitdrukkingen gebruikt. Misschien merk je op dat je vooral twijfelend communiceert wanneer je een e-mail naar je leidinggevende stuurt. Herken deze patronen bij jezelf.
Vervolgens, als je deze uitdrukkingen toch per ongeluk gebruikt, verwijder ze dan. Herhaal dit keer op keer. Wanneer je merkt dat je ze schriftelijk niet meer gebruikt, verleg dan de focus naar je verbale communicatie.
“Hé Tom, heb je mijn memo ontvangen die ik woensdag heb verstuurd?”
“De klant van vier uur is verzet naar dinsdagmiddag. Ik stuur je hier nog een herinnering over via de mail.”
Op deze manier komt je boodschap meteen een stuk krachtiger over.
3. “Ik denk niet dat…”
“Nee, sorry. Ik denk helaas niet dat ik vanavond mee kan gaan.”
“Uhm, ik voel me daar denk ik niet erg enthousiast over.”
Ook weer twijfeltaal, waarmee je suggereert dat je geen controle hebt over je eigen acties. Het komt over als passief en als een communicatiestijl waarmee je jezelf naar beneden haalt.
Dit soort taal voorkomt dat je jezelf uitspreekt over wat je werkelijk wilt of hoe je ergens over denkt. Het houdt je onnodig vast in je comfortzone of in situaties waarin je je ongemakkelijk voelt. Dat moet anders.
Wat je voortaan zou moeten doen:
Tip: neem de regie over je eigen beslissingen terug
Laat zien dat jij de baas bent over je eigen keuzes en acties, niet een externe macht. Dit kan eenvoudig worden bereikt door je woorden zorgvuldiger te kiezen. Vervang het timide “ik denk niet dat” door een duidelijk “ik wil niet,” “ik ga niet,” of “ik zal niet.” Het is subtiel, maar een krachtige manier om je wensen en gevoelens kenbaar te maken.
“Leuk dat je me vraagt, maar ik ga vanavond niet mee.”
“Ik wil niet langer dat je die stukken zo laat aanlevert. Laten we afspreken dat…”
In het begin kan dit onwennig aanvoelen, misschien zelfs intimiderend, vooral als je deze nieuwe formuleringen in een vergadering of tegen een leidinggevende gebruikt. Doe het toch. Hierdoor verbeter je niet alleen je communicatieve vaardigheden op de werkvloer, maar leer je ook beter je grenzen aan te geven.
4. “Begrijp je wat ik hiermee wil zeggen?”
“… zij gekozen hebben voor plan A. Begrijpen jullie waar ik naartoe wil?”
… waarom dit project wordt geschrapt. Is dat helder voor je? Heb ik dat concreet uitgelegd?”
Tot het moment waarop jij die vraag stelt, snapt je publiek je. Je gesprekspartner kon je makkelijk volgen en ook tijdens de vergadering hing iedereen aan je lippen. Voeg je echter dat laatste deel toe aan je betoog dan veeg je dat in één klap van tafel. Ineens gaan je collega’s twijfelen — “snap ik inderdaad wel wat hij zegt?” of “hm, ze was inderdaad onduidelijk!”
Het is als het ware je eigen werk ondermijnen en toont onzekerheid over jezelf.
Wat je voortaan zou moeten zeggen:
Tip: formuleer vragen als statements
Als je wilt nagaan of je boodschap goed is overgekomen, uit je zorgen dan niet als een vraag. Formuleer het als een statement:
“Indien er nog vragen zijn, hoor ik dat graag.”
“Mocht iets niet duidelijk zijn zodra je eraan begint, durf me dan zeker aan te spreken.”
Op deze manier geef je ruimte voor vragen zonder je eigen duidelijke communicatie te ondermijnen en straal je zelfverzekerdheid uit.
5. “Misschien kunnen we x proberen?”
“Misschien is het een idee om vanaf de volgende termijn…”
“Hé, wat zou je ervan vinden als we misschien…”
Het gebruik van zulke uitdrukkingen laat zien dat je je statement buigt tot een vraag. Dit gebeurt vaak uit angst voor kritiek, onzekerheid over je standpunt of vrees om verkeerd begrepen te worden. Het gebruik van zulk twijfeltaal verzwakt niet alleen je boodschap, maar ook je eigen positie. Hierdoor geef je als het ware de controle over jouw ideeën uit handen:
Je laat de reactie van je gesprekspartner of publiek bepalen of jouw suggestie de moeite waard is. Het stellen van een vraag maakt het eenvoudig voor anderen om je statement te bekritiseren of te ondermijnen. Doe dat niet zelf.
Wat je voortaan zou moeten zeggen:
Tip: zet je statement neer als wat het werkelijk is: een statement
Vermijd het gebruik van twijfelachtige uitdrukkingen en maak duidelijk wat jouw standpunt is. Of je nu volledig zeker bent of niet, laat het vragen-element weg en voeg eventueel de woorden ‘ik vind’ toe om het nog krachtiger te maken:
“Ik vind dat we moeten overwegen om in de volgende termijn…”
“Hé, het lijkt mij ontzettend interessant als we…”
Kortom: beter communiceren op de werkvloer? Vermijd twijfeltaal
Zoals je hebt gezien, is het verrassend eenvoudig om je boodschap krachtiger over te brengen. Het draait om kleine, subtiele verschillen – het vermijden van vragen en vaker gebruikmaken van statements, het elimineren van twijfelwoorden en direct tot de kern van je boodschap komen. Dit is iets wat iedereen kan leren!
Probeer het zelf eens. Word je bewust van de manier waarop je communiceert op de werkvloer en kies je woorden met zorg. Hierdoor komt je boodschap niet alleen beter over, maar kom jij als persoon ook sterker naar voren!
Hier zijn enkele vriendelijke en eenvoudige tips om je communicatiestijl te versterken:
Doe het rustig aan
- Adem rustig in en uit voordat je spreekt.
- Structuur je gedachten voor een krachtige presentatie.
Bekijk ook kritisch je geschreven communicatie
- Scan berichten op twijfelachtige uitdrukkingen.
- Herken patronen en verwijder deze uit je schriftelijke communicatie.
- Voer het vervolgens door in je verbale communicatie.
Neem de regie over je eigen beslissingen terug
- Vervang “ik denk niet dat” door duidelijke en zelfverzekerde uitspraken.
- Laat zien dat je de baas bent over je eigen keuzes.
Formuleer vragen als statements
- Vermijd het ondermijnen van je eigen boodschap met onzekerheid.
- Geef ruimte voor vragen zonder aan je eigen duidelijkheid te twijfelen.
Zet je statement neer als wat het werkelijk is: een statement
- Vermijd het buigen van je statement tot een vraag.
- Maak duidelijk wat jouw standpunt is en voeg eventueel ‘ik vind’ toe voor extra kracht.
