Omgaan met conflicten op de werkvloer: 5 tips
Lastige situaties op het werk, tegenstrijdige belangen of vervelend gedrag van collega’s. Conflicten op de werkvloer zijn onvermijdelijk. Het liefst wil je de confrontatie aangaan, maar hoe doe je dat zonder de relatie te schaden? Of erger nog, zonder je collega boos of overstuur te maken? Hier zijn 5 tips over conflicthantering.
Wanneer spreek je van een conflict?
We associëren dit woord vaak met een discussie, een ruzie of een conflict dat te hoog is opgelopen om überhaupt nog te kunnen oplossen. Terwijl dat helemaal niet zo hoeft te zijn. Probeer een conflict eens van de positieve kant te bekijken. Zo verklein je ook jouw verwachtingen over hoe moeilijk het gaat zijn.
Beschouw wrijving of een meningsverschil als een noodzakelijke en gezonde manier om de relatie en het samenwerken tussen jou en je collega te verbeteren. Ga het gesprek altijd aan vanuit de intentie om samen tot een oplossing te komen.
Sommige conflicten zijn moeilijker dan anderen. Bij een gevoelig onderwerp, dat beide partijen van streek kan maken, is het belangrijk om het op een zorgvuldige manier te benaderen. Hoe pak je een conflict tijdig aan, zonder dat het de kans krijgt uit te groeien tot een onnodig verhit gesprek?
#1 Houd het binnen het team
Een conflict met een collega opschalen naar de leidinggevende zorgt ervoor dat jouw collega zich ondermijnd voelt. Houd het dan ook collega-tot-collega. Zo creëer je respect, vertrouwen en ontstaat er een open sfeer waarin oplossingen makkelijker te bedenken zijn. Kan het conflict opgelost worden zonder managers erbij te betrekken, doe dit dan ook!
Ben je een leidinggevende en heb je een klacht van een medewerker ontvangen over een andere collega? Check altijd of al het mogelijk is gedaan om het probleem binnen het team aan te pakken voordat je ingrijpt en gaat bemiddelen.
#2 Definieer het probleem
Voordat je de confrontatie aangaat, moet je duidelijk hebben wat je wilt bereiken met het gesprek en hoe je tot dit punt bent gekomen. Maak het probleem eerst helder en concreet voor jezelf. Kies een moment dat je emoties niet de boventoon voeren. Zo zorg je ervoor dat je kalm kunt achterhalen waar precies de angel voor jou zit. Het is belangrijk dat je jouw negatieve gedachten hier zoveel mogelijk buiten laat. Deze kunnen je oordeel makkelijk vertroebelen.
Wat is nu het ideale resultaat? Probeer ook dit van tevoren voor je te zien, zo geef je jezelf iets positiefs om naar te streven terwijl de discussie plaatsvindt.
#3 Kies neutrale grond
Je hebt waarschijnlijk zelf ook ooit zo’n situatie meegemaakt: Je wordt naar een kantoortje of directiekamer geroepen. Weet je nog hoe je je voelde? Was je zorgeloos en ontspannen of ging je met een hoge hartslag en knoop in je maag naar binnen?
De setting waarin je confrontaties aangaat is van belang. Vermijd, waar mogelijk, formele sit-downs en kies bijvoorbeeld voor een kopje koffie in een neutrale, maar toch besloten ruimte. Wanneer iedereen zich net zo op zijn gemak voelt als de ander, is er minder kans op angstige of emotionele reacties.
#4 Houd emotie en logica in balans
Je hebt een prettige, neutrale locatie gevonden en ziet het probleem duidelijk voor ogen. Hoe bespreek je nu het conflict De sleutel is het vinden van de perfecte balans tussen je logische reacties en je emotionele reacties. Wanneer er te veel van beide plaatsvindt leidt dit vaak tot een conclusie waar beide partijen niet tevreden over zijn. Probeer daarom zo duidelijk en feitelijk mogelijk te zijn, terwijl je toch nog een oogje houdt op de emoties van zowel jezelf, als die van je gesprekspartner.
Vergeet hierbij niet dat elke situatie een andere balans nodig heeft. Pas je hierop aan en onthoud dat een puur feitelijke benadering geen rekening houdt met de emoties en behoeften van je collega.
#5 Ga altijd voor empathie
Jezelf in de schoenen plaatsen van de persoon die je confronteert is een middel om tot een vreedzame oplossing te komen. Luister goed naar de redenen en omstandigheden die de ander te vertellen heeft en houd hier rekening mee bij het formuleren van een oplossing. Wanneer je dit doet lopen jullie beide weg met het gevoel gehoord en begrepen te zijn.
Samen een oplossing vinden is het doel
Wat vaak voorkomt bij confrontaties op de werkvloer die te lang door zijn gegaan, is wat je daadwerkelijk wilt bereiken. Het komen tot een oplossing moet altijd als doel worden gezien wanneer je conflicten aanpakt in plaats van één probleem uitpraten wat zich mogelijk later nog een keer kan voordoen.
Een goede oplossing moet voor beide partijen passen en haalbaar zijn. Noem dus niet zomaar een oplossing, maar werk samen en bepaal hoe jullie hier naartoe gaan werken. Ga ook geen deadlines stellen voor wanneer de verandering moet zijn doorgevoerd, maar laat de ander weten dat jij ze zal ondersteunen op weg daar naar toe. Maak duidelijk dat je beschikbaar bent voor vragen en advies. Zo voorkom je ook toekomstige conflicten.
